додому Образ життя Getting Things Done: Методика Дэвида Аллена

Getting Things Done: Методика Дэвида Аллена

Тайм-менеджмент и умение доводить дела до конца — темы, которые популярны уже не первый год. Об этом свидетельствуют сотни книг, множество систем и невероятный рост количества мотивационных тренеров и потребления их контента.

Одна из самых известных систем — Getting Things Done (GTD). Она имеет тысячи последователей и множество приложений для тайм-менеджмента ориентируются именно на эту методику, а ее автор Дэвид Аллен читает лекции по всему миру, пишет Suspilne.

Рассказываем, что такое система GTD и как она может помочь не оставлять дела на полпути.

Кто такой Дэвид Аллен?

Дэвид Аллен — американский специалист и консультант по личной производительности.

В мире продано более двух миллионов экземпляров его книг, которые переведены на 30 языков. Известность ему принесла книга о системе GTD — «Как упорядочить дела. Искусство продуктивности без стресса«, которую журнал TIME, к слову, назвал лучшей книгой десятилетия.

Прежде чем создать GTD и заняться консультированием, Аллен успел поработать иллюзионистом, тренером по каратэ, архитектором, менеджером на заправке, оператором, турагентом, поваром, а также заниматься дистрибуцией витаминов и продажей мотоциклов.

В чем суть системы GTD?

По словам Дэвида Аллена, для более эффективного планирования необходимо применять внешние носители информации и дополнительные методики систематизации, а не надеяться только на естественные методы планирования, за которые у нас отвечает префронтальная кора мозга.

Важным аспектом GTD является тот факт, что все ваши задачи находятся в одном месте. Причем собранные таким образом, чтобы отпала необходимость обдумывать подход к каждой последующей части дела.

Автор предлагает разбивать все свои дела на отдельные списки, однако держать их в одном месте. Как делить списки, зависит от каждого конкретного случая. Возможно, это будут «работа», «отдых» и «домашние дела». А может, «обучение», «спорт» и «саморазвитие». GTD, как и любая система для тайм-менеджмента, лучше всего работает тогда, когда вы настраиваете ее под ваши конкретные потребности.

Что мешает нам достигать целей?

Аллен выделяет ряд типичных ошибок, возникающих при простом планировании.
В частности:

  • Прокрастинация. То есть желание откладывать неприятные или тяжелые задания на потом, отдавая предпочтение тем делам, которые приносят удовольствие или быстрый результат.
  • Непродуктивность из-за желания хвататься за все и сразу, решать одновременно несколько проблем.
  • Неумение правильно устанавливать приоритеты, неготовность к «форс-мажорных» ситуациям.
  • Неумение планировать при неизвестных условиях. Например, вы узнаете, что сможете сходить на кофе со знакомым, собственно в день встречи. А от этого зависит, будет ли у вас дополнительный час для решения рабочих задач или нет.
  • Несоблюдение плана. Мало просто прописать план, главное — его выполнять.

Getting Things Done как раз и призвана минимизировать риск возникновения этих ошибок. Как следствие, ускорить процесс выполнения поставленных задач. И главное — мотивировать доводить все дела до конца.

Что конкретно нужно делать?

GTD не имеет четко прописанных правил.
Однако система основывается на нескольких базовых принципах:

Фиксируйте все. Все ваши списки должны не только быть собраны в одном месте, но и всегда находиться под рукой. Неважно, в каком виде — в блокноте или в мобильном приложении. Главное — обезопасить себя от «запишу позже» или «это я точно не забуду«. Абсолютно все идеи и задачи, даже если они кажутся маленькими и незначительными, необходимо сразу же добавлять в список.

«Дьявол в деталях«. Если дело требует выполнения нескольких подзадач, то они должны быть зафиксированы. Ничего похожего на «подготовить отчет«, поскольку тогда придется тратить лишнее время на расшифровку этого пункта. Такая задача должно выглядеть так: «собрать необходимую информацию, структурировать ее, визуализировать данные, создать презентацию» и другие. К слову, если какое-то задание можно делегировать, то не стоит стесняться этого делать.

Актуальность. Постоянно обновляйте свои списки. Если какое-то задание устарело, или, наоборот, конечный срок его выполнения сократился от следующей недели в «нужно на вчера» — реагируйте на это и сразу вносите соответствующие изменения.

Выделяйте приоритеты. Сначала делайте дела с ближайшим дедлайном или важнейшие конкретно сейчас. Идеально, если каждому заданию будет присвоена конкретная дата исполнения. Если вы пользуетесь приложением для планирования — добавляйте напоминания. Если блокнотом, то дополнительно можете использовать календарь для пометок дедлайнов.

Делайте. Все предыдущие пункты созданы не для того, «чтобы были«, а для воплощения их в жизнь.

GTD — это только о работе?

Ни в коем случае. Система призвана повысить производительность и помочь в достижении поставленных целей.

Если вы идете на вечеринку с целью развлечься, а придя, понимаете, что вам скучно и неинтересно — вы проводите время непродуктивно. Необходимо или что-то изменить: собеседника, тему для обсуждения и т.п., или же просто пойти и заняться чем-то полезным.

Так же среди записанных задач может быть не только создание рабочих презентаций, но и, например, планирование отпуска.

А если я не хочу планировать каждый свой шаг?

Этого и не нужно делать. Наоборот — автор системы подчеркивает, что сам любит спонтанность. GTD позволяет иметь под рукой список важных дел, необходимые шаги для их выполнения, а также конечные сроки.

Конечно же, не следует откладывать все до последнего. Однако ничего не мешает вам спланировать все так, чтобы сделать часть запланированного, а потом сходить в кино или пообщаться со знакомым, с которым вы случайно встретились.

Задача системы — не только в достижении всех поставленных целей, но и в получении удовольствия от самого процесса.

Смотрите также:

Читайте далее: что такое синдром неспособности начать?